Introduction

La contractualisation résulte de l'un des cœur des pratiques logistiques c'est à dire l'activité de sous-traitance.
La sous-traitance consiste pour un activité économique à demander à un tiers de réaliser un ensemble de taches à son profit.

C'est à cet endroit que se noue les fils de la 'Contractualisation', c'est à dire l'ensemble de principes et de actes qui vont permettre le réalisation de ce projet.

Objectif de la formation

Notre but est de présenter un ensemble de documents qui vont permettre la réalisation d'un semblable projet.

Contexte de la formation

Notre but s'inscrit dans une approche de mise en place d'un projet de sous-traitance logistique et non dans la définition du bien fondé d'une semblable projet.
Pour mémoire nous proposerons simplement une grille d'analyse qui permet de structurer les actes de cette phase préliminaire.

0.1 - Rappel de quelques éléments de problématique d'Externalisation.

L'Externalisation, se caractérise par les possibilités suivantes : Faire - Faire

Consiste à faire-faire une activité, c'est à dire de la sortie du cadre de l'entreprise.
'Longtemps' cela a consisté à céder des activité non stratégiques -Restauration, Gardiennage, Nettoyage … mais aussi souvent des activité de fabrications simples - mais depuis ces 15 dernières années des fonctions plus centrales ont connu le même développement - Gestion des personnels, de la paye, l'informatique, la logistique, … - On trouvera dans la représentation graphique ci-après l'étendue actuelle des possibles.

Délégation de gestion/exploitation.

Ceci est réalisé par le transfert de l'activité à un tiers prestataire, l'entreprise se conçoit alors comme un ensemble d'activité qui travaillent en réseau, l'entreprise origine ne conservant que les activités de conception, d'animation du marché et de finance, des produits et des services.

0.2 - Avantages, Risques et maîtrise de 'l'externalisation'

Externaliser des activités d'une entreprise fonctionne par cession, des lors cet acte induit autant d'avantages que de risques, c'est d'ailleurs l'arbitrage entre ces deux points qui doit décider de sa réalisation, mais on peut toujours dire que la décision est un peu aveugle car ce qui 'aujourd'hui' n'est pas stratégique … important, pourrait bien le devenir 'demain' et ça personne ne le sait !

021 - Avantages

Traditionnellement sont énoncés les points forts suivants :

DossierLes Echos - Financial Times 2000	Stratégie Logistique Janvier-Février 2000	Guide Pratique de l'Externalisation	Obs
Réduction des coûts De 10 à 30 %	Motivation Court-terme :CoûtsRéactivitéAdaptation	Recentrage sur le métier par l'entreprise
Accroissement de la Flexibilité / Réactivité	Motivation Long terme : Recentrage global sur un cœur de métierCréation d'une entreprise en réseau
Ré-allocation des ressources de l'entreprise
Disposer de Savoir - Faire neufs
Stratégiques : Renversement dans l'intérêtTransfert de Savoir-Faire duplicable à un tiers	Commerciaux : Perte de Savoir-FaireConfidentialité de l'informationExclusivité du prestataireDégradation du servicePerte de contact avec terrain	Le partage de la Valeur & Le pilotage stratégique
Exploitation : Evolution du rapport de force entre les 2 acteurs	Risques financiers : Déséquilibre entre surcoût de l'externalisation et gains espérésTrop long ROI	Co-production de services
Rentabilité :Si les coûts directs diminuent les coûts 'indirects' ( De management ) s'accroissent.		La Contractualisation
Juridique : Effets social du transfert de personnels, L 122-12		Le suivi des contrat
		Suivi Social

023 - Maîtrise de 'l'externalisation'

Maîtrise et arbitrage sont pour nous des vocables similaires puisqu'ils induisent la notion d'intérêt qu'il y a à 'externaliser' des activités chez un prestataires.

On aura remarquer cette concomitance dans le tableau précédent ou se juxtapose des informations de risques soit le pôle négatif de l'arbitrage et des informations de maîtrise soit les domaines d'actions qui autorise un travail en commun allant vers un partenariat.

Si l'on considère le fond de la question on s'aperçoit que les deux éléments de base de cette politique du Faire-Faire sont :

Analyse de la valeur

Ceci consiste à se demander en quoi le fait de faire autrement va être sources de gains.
Pour ce faire il importe de réaliser les taches suivantes :

Critère de différenciation :

Ce critère, qui sera le plus souvent un ensemble de critères repose sur une approche de l'évolution que le recours à la prestation extérieure va permettre ; On peut dire que ceci va pondérer la simple analyse économique.

Cette transformation de l'offre de l'entreprise par la différenciation est a analyser en fonction de deux thèmes principaux :

La décision d'externaliser repose donc sur une approche première en termes de Coût, qu'il importe de relier aux transformations marketing et technique qui vont être induites.

Là est ce que l'on nomme la 'Création de Valeur' ce qui ne passe pas exclusivement par un avantage 'grossier' en coûts mais par l'acquisition d'avantages de mobilité de l'offre sur les marchés.

Si une réflexion de la sorte n'est pas engagée la délégation primaire du faire-faire peut se retourner contre ses initiateurs par contre la création de possibilités de faire 'autrement'

permet le développement d'un vrai partenariat entre acteurs qui se devront de progresser ensemble et des lors cette Valeur créer viendra abonder chacun à la mesure de ses actions.

0.3 - Sommaire du cours

Permettre la réalisation de cette approche, que d'aucun dirait 'Gagnant / Gagnant', il importe d'utiliser une procédure qui naturellement induise ce type d'analyse, c'est l'objet de ce cours.

Pour se faire nous vous proposons le déroulement suivant du thème " Contractualisation "

Les appels d'offres

Module 1 : Introduction - Rédiger des Appels d'Offres
Module 2 : Appel d'Offre Logistique.
Module 3 : Appel d'Offre transport

La Contractualisation des prestations

Module 4 : Introduction à la La Contractualisation des prestations
Module 5 : La Contractualisation des prestations Logistiques
Module 6 : Elément du Contrat type de transport public

Synthèse de l'information

Module 7 : Cycle de l'Appel d'Offre et du Contrat de prestation

Module 1 : Introduction - Rédiger des Appels d'Offres

1 - Introduction.

Ainsi que nous le disions dans le chapitre précédent il importe de bien définir l'espace qui doit donner lieu à sous-traitance préalablement à la formalisation d'un document " d'Appel d'Offre de Service'.
Notre propos se circonscrit dans ce chapitre à la production de grilles d'analyses qui en permettent la rédaction .

Appel d'Offre

Document rédigé par le donneur d'ordre qui y consigne les éléments essentiels qui concernent la description fine des activités à faire sous-traiter.
Les éléments à décrire se composent des données quantitatives et qualitatives qui décrivent, les flux de produits, les moyens à engager et les procédures de fonctionnement.

On se reportera au document édités par l'Afnor qui donnent les caractères précis et contractuels de ces outils.

Plan des Modules 2 & 3

Nous aborderons successivement les outils suivants :

• L'appel d'offre 'logistique' - Module 2
  
• et celui dédié au transport - Module 3

Par logistique nous entendons les activités d'entreposage dite 'classique' ; Dans le cas d'activités de Pré et/ou post manufacturing il sera nécessaire d'adapter la grille en décrivant les flux, moyens et procédures industrielles ou commerciales à réaliser.

Finesse de l'Appel d'Offre

Le terme 'finesse' est à comprendre de manière fine !!!
Nous évoquons par là le cadre de définition de l'appel d'offre, c'est à dire le travail de 'réingéniérie' qu'il contient.

• Ou l'on décrit ce qui est fait actuellement et on attend " Un prix ",
• ou on a soi-même repensé ses façons de faire et/ou on demande cela au prestataire dans sa réponse ?

Il est très important de statuer sur cette question puisqu'elle montrera que tout l'intérêt de la sous-traitance à été anticipé, action sur les coûts et sur l'effet de différentiation.

Module 2 - Appel d'Offre Logistique.

Plan du module 2

Nous exposons dans cette partie les éléments de recueil d'information et de formulation du document de 'l'Appel d'Offre'

Grille d'analyse

Pour pouvoir rédiger le document il importe de produire les informations suivantes :

2.1 - Les données d'Approvisionnement de l'entrepôt

211 - Description du produit ; On prendra soin de décrire les points suivants

Description du produit	Obs
Nature des produits
Qantité annuelle
Contraintes particulières
- Quotas à l'importation ?
- Contrôles vétérinaires ?
- Contrôles Phytosanitaires ?
- Contôles douaniers ?
- Produits dangereux ?
- Produits frais / ultra frais ?
- Produits surgelés ?
- Produits odorants ?
- Autres ( à préciser) ?
Contraintes particulières concernant le transport
Contraintes particulières concernant la marchandise
Valeur des produits
Le prestataire doit-il assurer les marchandises pendant le transport Amont ?	OUI - NON (si OUI Valeur ?)
Type de conditionnement
- Vrac ?
- Cartons ?
- Caisses ?
- Palettes ?
- Autres ( à préciser )
Provenance des marchandises
- CEE
- Autres (à préciser)

212 - Approvisionnement et descriptif des opérations

Description du produit	Obs
Comment achetez vous vos marchandises ?
- CIF
- FOB
- CAF
- Autres ( à préciser )

213 Qui doit se charger de l'approche transport ?

Description du produit	Obs
Depuis le pays d'origine
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
- Autres ( à préciser )
Depuis le port d'importation
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
Le planning des Rendez-vous pour les enlèvements est établi par:
- Le client
- Le prestataire
- Le fournisseur
- Le transporteur

214 Qui doit se charger des opérations de douane ?

Description du produit	Obs
Qui doit se charger des opérations de douane ?
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
Dédouanement
- En frontière CEE ?
- En entrée en entrepôt ?
- En sortie d'entrepôt ?
- Reste sous-douane
Souhaitez vous un contrôle à l'arrivée de :
- Nomenclature ?
- Régime douanier ?
- Conformité ?
- Qualité ?
- Autres ( à préciser)

215 -Quel est le flux annuel en réception ?

216 - Réception et opération préalables à la mise en stock

Y a-t'il des critères particuliers pour le rangement ?

Description du produit	Obs
Produits sensibles
- valeur
- température
- gel
- uva
- Etiquetage UVC
Produits sous douane
Produits fragiles
Produits chimiques

Quelle est l'unité de manutention ?

Description du produit	Obs
Palettes homogènes (mono référence) - QTE ?
Palettes hétérogènes (multi références) - QTE ?
Nombre de référence par palette
Nombre de colis par palette homogène ou hétérogène
Y a-t- il du débord des palettes ?
Cartons homogènes (mono référence)
Cartons hétérogènes (multi références)
Nombre de références par cartons
UD (Unité de Distribution)
UVC (Unité de Vente Consommateur)
Volume unitaire de l'unité manutentionnée
- Palette
- Colis
- UD
- UVC
Poids unitaire de l'unité manutentionnée
- Palette
- Colis
- UD
- UVC

Le prestataire doit-il fournir les palettes ?

Description du produit	Obs
Le prestataire doit-il fournir les palettes ?
- Achat
- Location
Fourniture des palettes
- EUROPE
- PERDUES
- 80 x 120
- 100 x 120
- Légères
- 1/2 lourdes
- Lourdes
- Autres

Le prestataire doit-il fournir le film ?

Description du produit	Obs
Le prestataire doit-il fournir le film ?
- Filmage des palettes / Etirable
- Rétractable
- Film transparent
- Film opaque
- couleur (preciser)

2.2 - LE STOCKAGE ET LA PREPARATION DE COMMANDES

221 - Zone de réserve , mise en stock des palettes

222 - Picking

picking sur palettes
picking en casiers
Autres unités
Nombre d'emplacements
Dimension des emplacements
Nombre de références à forte rotation
Nombre de références à faible rotation

223 - Préparation des commandes

224 - Conditionnement / Reconditionnement:

225 - Fournitures en préparation des commandes

Fourniture des palettes
Les palettes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON
- EUROPE
- PERDUES
- 80 x 120
- 100 x 120
- Légères
- 1/2 lourdes
- Lourdes
- Autres
- Location
- Marque
- Vente
Fourniture des films
Les films sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Couleur
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des liens de cerclage
Les liens de cerclage sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des cartons
Les cartons sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des caisses
Les caisses sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des calages
Les calages sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Nature
- Caractéristiques
Fourniture des rubans adhésifs
Les rubans adhésifs sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Personnalisés
Fourniture des plombs
Les plombs sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Personnalisés
Fourniture des étiquettes
Les étiquettes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON
- Format
Fourniture des enveloppes
Les enveloppes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON

226 - Assurances

227 - Inventaires

2.3 - EXPEDITION

EXPEDITION
Surface affectée à la zone d'expédition (m2)
Nombre d'expéditions
Nombre d'unités expédiées
Est-ce que le prestataire doit gérer le transport aval	OUI	NON
- Palettes homogènes
- Palettes hétérogènes
- Cartons
- Vrac
Contrôle des unités expédiées :	OUI	NON
- Par comptage
- Par pesée
- Par étiquetage
- Par lecture code à barre
Nombre de destinataires :
Types de destinataires et volumes respectifs
- Hypers
- Industriels
- Indépendants
- Succursales
Modes d'acheminement :
- Air
- Mer
- Route
- Fer
Moyen d'acheminement :
- PTT
- Transport express
- Transport messagerie
- Transport 1/2 lots
- Transports lots
- Autres (à préciser)
Délai souhaité à partir de l'enlèvement
- 12 h
- 24 h
- 48 h
Port
- Dû
- Payé
Assurance transport
- En valeur déclarée
- En valeur non déclarée
- Prix maximum au Kg
- Valeur max. d'un colis
- Valeur max. d'une palette
Envoi contre-remboursement
Echange des palettes EUROPE

CONDITIONS PARTICULIERES LIEES AU TRANSPORT
Liées au véhicule :
- Hayon élévateur
- Débachable
- Tautliner
- Surface du véhicule
- Hauteur du véhicule
- Conteneur 20'
- Conteneur 40'
- Conteneur grd volume
- Véhicule réfrigéré	T : .. °C
Liées à la livraison :
- Prise de rendez-vous
- Heures particulières (Préciser)
- Lieu particulier (Préciser)
- Livraison dans un SAS (Préciser) Clé
- Déchargement
- A l'étage
- Rangement dans les armoires
- Déballage des produits
- Evacuation des emballages
- Montage
- Démonstration
Liées à la reprises des produits
Liées à la gestion
- Retour des émargés
- Retour d'information EDI
Liées aux produits (Préciser)

2.4 - PRESTATION ADMINISTRATIVE

PRESTATION ADMINISTRATIVE
DOCUMENTS NECESSAIRES
- Facture
- CREDOC (Crédit Documentaire)
- Liste de colisage ou Packing List
- Connaissement ou Bill of Lading
- Licences d'importation (à fournir par le client si nécessaire)
- Certificats d'origine
- Déclaration de produits dangereux
- Fiches de données de sécurité
- Fiches de consignes de sécurité
- APTH du Chauffeur
- Plan de palétisation
- Instructions pour intervenir sur produits
DECLARATIONS SI NECESSAIRE
- DRIRE
- ASSURANCES
- DOUANES
- SERVICES VETERINAIRES

SYSTEME INFORMATIQUE ENVISAGE
- Du client
- Du prestataire
- Les 2 interfacés
- Centre serveur
- Autres
- Terminal client déplacé chez le prestataire
MATERIEL UTILISE :
- Chez le client
- Chez le prestataire
LOGICIEL UTILISE :
- Chez le client
- Chez le prestataire
LE LOGICIEL UTILISE GERE-T'IL ?
- Les stocks picking
- Les stocks en réserve
- Les positions géographiques
- Les dates FIFO